Antes de pagar por otra herramienta para tu negocio, revisa estas 5 cosas

Tengo cierta debilidad por probar herramientas digitales.

Si veo una que promete organizar mejor el trabajo, automatizar algo, crear contenido más rápido o resolver una tarea que hago manualmente, inmediatamente pienso:

“Esto me puede servir.”

Y algunas veces sí.

Otras veces termino descubriendo que acabo de encontrar una solución para un problema que realmente no tenía.

Porque ese es uno de los peligros de trabajar con herramientas digitales: constantemente aparecen aplicaciones que prometen ayudarnos a hacer más, trabajar más rápido y automatizar prácticamente cualquier cosa.

Y muchas cuestan $10, $20, $30 al mes…

Individualmente no parece demasiado.

Hasta que empiezas a sumar.

Por eso últimamente intento hacer algo antes de agregar otra suscripción a mi negocio: entender exactamente qué problema estoy tratando de resolver.

Estas son cinco cosas que revisaría antes de pagar por una herramienta nueva.

1. ¿Qué problema específico estoy tratando de resolver?

Esta debería ser la primera pregunta.

No:

¿Qué hace esta herramienta?

Sino:

¿Qué necesito resolver yo?

Porque es muy fácil hacerlo al revés.

Descubrimos una herramienta, vemos todas las cosas maravillosas que puede hacer y después empezamos a buscar cómo podríamos utilizarla.

Y probablemente encontraremos algo.

Pero eso no significa que la necesitemos.

Por ejemplo, imagina que encuentras una herramienta que permite automatizar reservas, enviar recordatorios, hacer seguimiento y organizar clientes.

Suena espectacular.

Pero si actualmente recibes tres solicitudes de reserva al mes y coordinarlas por WhatsApp no representa ningún problema, quizás todavía no necesitas agregar otra plataforma.

Ahora, si recibes solicitudes constantemente, pierdes tiempo coordinando horarios, tienes personas que olvidan sus citas o ya has cometido errores agendando…

Ahí tenemos un problema concreto.

Y ahora sí tiene sentido buscar una herramienta que lo resuelva.

Primero el problema. Después la herramienta.

2. ¿Lo que ya tengo puede hacerlo?

Esta pregunta me ha ahorrado más de una suscripción.

Muchas veces pagamos varias herramientas y ni siquiera sabemos todo lo que pueden hacer las que ya tenemos.

Antes de contratar otra, revisa las que ya utilizas.

Quizás tu plataforma de email tiene una función que no habías usado.

Tu página web ya permite crear el formulario que necesitas.

La herramienta con la que agendas citas también puede enviar recordatorios.

O puedes conectar dos cosas que ya tienes sin agregar una tercera.

Esto me pasó recientemente con mi propia lista de email.

Quería organizar mejor a las personas que reciben mis newsletters según los temas que les interesan y había una forma más automatizada de hacerlo pagando una función adicional.

Pero antes de pagar decidí probar una solución mucho más sencilla utilizando las opciones que ya tenía disponibles.

¿Fue perfecta?

No.

¿Me permitió probar lo que quería hacer sin asumir otro costo?

Sí.

Y eso me dio información antes de decidir si realmente necesito algo más.

A veces la solución ya está dentro de algo por lo que estás pagando.

Solo que nunca habías necesitado buscarla.

3. ¿Cuánto me cuesta seguir haciéndolo como lo hago ahora?

Aquí es donde creo que hay que mirar algo más que el precio de la herramienta.

Supongamos que una aplicación cuesta $25 al mes.

La pregunta no debería ser solamente:

“¿$25 es caro o barato?”

Depende.

Si esa herramienta te ahorra cinco minutos al mes, probablemente esos $25 no tienen demasiado sentido.

Pero si te ahorra varias horas cada semana, evita errores, elimina una tarea que constantemente olvidas o permite que tus clientes hagan algo sin depender de que tú estés disponible…

la conversación cambia.

Y tampoco todo se mide en minutos.

Hay procesos manuales que no consumen demasiado tiempo, pero generan errores.

Otros hacen que un cliente tenga que esperar innecesariamente.

Y algunos simplemente se vuelven imposibles de manejar cuando el negocio empieza a crecer.

Entonces yo miraría:

¿Cuánto tiempo me consume actualmente?

¿Con qué frecuencia tengo que hacerlo?

¿Estoy cometiendo errores?

¿Está afectando a mis clientes?

¿Me está impidiendo atender más trabajo?

La herramienta tiene que aportar algo que justifique su costo.

4. ¿Realmente voy a usar todo lo que estoy pagando?

Esta me parece especialmente importante porque las páginas de venta de software son buenísimas haciendo que necesitemos cosas que hace cinco minutos ni sabíamos que existían.

Automatizaciones avanzadas.

Reportes.

Inteligencia artificial.

Integraciones.

Dashboards.

Veinticinco funciones diferentes.

Y entonces compras el plan de $49 porque tiene todo…

para terminar utilizando dos funciones.

No necesitas escoger el plan por todo lo que algún día podrías hacer.

Escógelo por lo que necesitas hacer ahora.

Si eventualmente tu negocio crece y necesitas las demás funciones, puedes cambiar de plan.

Pero pagar durante un año por una capacidad que “quizás después utilices” también es dinero.

Y esto aplica especialmente cuando estamos empezando o cuando tenemos negocios pequeños.

No necesitamos construir hoy la infraestructura de la empresa que esperamos tener dentro de cinco años.

Necesitamos resolver los problemas del negocio que tenemos ahora.

5. ¿Puedo probarlo antes de comprometerme?

Esta probablemente es mi favorita.

Antes de cambiar todo tu sistema alrededor de una herramienta nueva, prueba la idea primero si puedes.

Puede ser con un plan gratuito.

Una prueba de siete días.

Un mes de suscripción.

Una versión más sencilla.

O incluso haciendo el proceso manualmente durante unas semanas.

Porque una cosa es pensar:

“Esto me va a ahorrar muchísimo tiempo.”

Y otra muy distinta es utilizarlo en tu trabajo real.

Quizás descubres que sí, que te resuelve la vida y no quieres volver atrás.

Perfecto.

Ahí probablemente encontraste una herramienta que vale la pena pagar.

Pero también puedes descubrir que configurar todo te tomó muchísimo tiempo, que el proceso anterior no era tan problemático o que simplemente no la utilizas lo suficiente.

Y mejor descubrirlo antes de organizar medio negocio alrededor de ella.

Entonces, ¿cuándo sí vale la pena pagar?

Para mí no existe una cantidad de dólares o de horas que automáticamente diga que una herramienta vale la pena.

Depende del negocio.

Pero hay algunas señales bastante claras.

Si una herramienta te permite ahorrar tiempo de manera frecuente, reducir errores, mejorar un proceso importante, atender mejor a tus clientes, hacer algo que antes no podías o liberar tiempo para trabajo que realmente genera ingresos…

probablemente ya tiene una función real dentro de tu negocio.

Y ahí pagar deja de sentirse como agregar otra suscripción.

Se convierte en una inversión para resolver un problema específico.

No necesitas tener el sistema perfecto

Creo que en el mundo digital existe mucha presión por tener todo perfectamente conectado.

El CRM.

El email marketing.

Las automatizaciones.

El calendario.

La inteligencia artificial.

La gestión de proyectos.

Las redes sociales.

La facturación.

Y claro que todas esas herramientas pueden ser increíblemente útiles.

Yo utilizo varias todos los días.

Pero también sigo haciendo algunas cosas manualmente.

No porque piense que automatizar está mal.

Simplemente porque todavía no tengo un problema suficientemente grande que justifique automatizarlas.

Y si algún día ese proceso empieza a quitarme demasiado tiempo, provocar errores o limitar lo que puedo hacer, probablemente buscaré una solución.

Para mí, esa es una forma mucho más sencilla de decidir.

No preguntarme:

“¿Qué herramienta debería tener?”

Sino:

“¿Qué problema necesito resolver?”

Y solo entonces buscar qué herramienta puede ayudarme a resolverlo.

Y ahora tengo curiosidad:

¿Hay alguna herramienta que pagas todos los meses y sabes perfectamente que casi no utilizas? 

Porque creo que casi todos tenemos al menos una suscripción que, si somos completamente sinceros, deberíamos haber cancelado hace meses.